INTRODUCTION

L’EDHEC prend la protection des données personnelles au sérieux et s’engage à gérer les informations qu’elle collecte sur vous de façon sûre et responsable. Nous avons à cœur de protéger et de respecter votre vie privée.

Les données personnelles doivent faire l’objet d’un traitement licite, loyal et transparent, il est de la responsabilité de l’EDHEC de vous fournir une information claire et accessible quant à la façon dont nous utilisons les informations que nous collectons ou que vous nous transmettez.

Lorsque vous utilisez le site Web de l’EDHEC ou que vous entrez en contact avec nous, nous collectons ou vous nous fournissez un certain nombre d’informations à votre sujet.

Cette politique de confidentialité établit les principes selon lesquels nous traitons ces informations et vous indique également comment y accéder, les mettre à jour et effectuer certains choix sur la façon dont vos données personnelles sont utilisées.

Nous sommes susceptibles de mettre à jour cette politique de temps en temps, et de publier la nouvelle version sur notre site internet. Cette politique a été mise à jour le 20/04/2021.
 

QUELLES INFORMATIONS COLLECTONS NOUS ET COMMENT ?

En utilisant notre site internet ou les services de l’EDHEC, vous êtes amenés à nous transmettre un certain nombre d’informations à votre sujet dont certaines sont de nature à vous identifier (« Données Personnelles »). C’est notamment le cas lorsque vous naviguez sur notre site internet, lorsque vous remplissez des formulaires en ligne, lorsque vous participez à nos évènements ou de façon plus générale, lorsque vous vous inscrivez à l’EDEHC.

La nature et la quantité de données collectées varient en fonction de votre relation avec l’EDHEC :

• Votre nom et vos coordonnées : cela comprend toute information qui nous permettrait de vous contacter : votre nom, prénom, adresse, adresse mail, numéro de téléphone.
• Informations démographiques : votre date de naissance, genre, nationalité, état civil.
• Les données nécessaires à votre inscription : ces données sont notamment une copie de votre carte d’identité ou de votre passeport, votre numéro étudiant, votre numéro de sécurité sociale, votre échelon boursier, une photographie etc.
• Le nom et les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence (représentant légal pour les mineurs)
• Les données relatives à votre scolarité : votre parcours scolaire lors de votre candidature/admission à l’EDHEC, puis l’ensemble de vos relevés de notes et autres informations accumulées au cours de votre scolarité à l’EDHEC.
• Les données relatives à votre formation et parcours professionnel : vos coordonnées professionnelles, votre CV, vos compétences et expertises.
• Identifiants de connexion : toute information dont vous avez besoin pour l’authentification et l’accès à vos comptes/espaces personnels.
• Informations relatives à votre navigation : en utilisant nos sites web, vous interagissez avec eux. Nous collectons certaines informations relatives à votre activité.
• Informations financières ou comptables : Il s’agit notamment des informations traitées dans le cadre du règlement des frais d’inscription comme le RIB, le numéro et nom du porteur du compte, l’éventuel garant, etc.

POURQUOI ET COMMENT UTILISONS-NOUS VOS DONNEES ?

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données personnelles pour les finalités suivantes :

• Gérer votre candidature, en tant qu’étudiant, membre du personnel, intervenant ou conseiller externe.
• Exécuter notre contrat avec vous. Que vous soyez étudiant, partenaire ou personnel de l’EDHEC, nous traitons vos données dans le cadre de la gestion administrative et comptable de votre dossier et la gestion de notre relation avec vous.
• Pour suivre et gérer votre scolarité à l’EDHEC. Pour constituer votre dossier d’inscription, organiser les enseignements et les examens, suivre votre scolarité, vos stages et échanges internationaux, vous proposer un accompagnement carrière, les services de l’incubateur pour votre projet de création d’entreprise, etc., l’EDHEC collecte et traite un certain nombre de données vous concernant.
• La fourniture des services de l’EDHEC. Nous traitons vos données personnelles afin de vous fournir certains services internes, tels que l’accès aux ressources de la bibliothèque ou au service des sports.
• Vous fournir des informations relatives à nos programmes. Lorsque vous demandez des brochures en ligne, nous utilisons vos données pour vous contacter et vous envoyer les informations demandées.
• Les opérations marketing. Nous pouvons être amenés à utiliser vos données personnelles afin de vous envoyer des communications relatives à nos activités, conformément à l’intérêt que vous avez exprimé. Il peut s’agir de newsletters, d’invitations à des évènements, de l’envoi de notre magazine OTHERWISE etc. Vous pouvez à tout moment nous demander de cesser de vous contacter à des fins marketing en écrivant à l’adresse suivante : [email protected]
• Vous proposer les services de l’association alumni. Lorsque vous intégrez l’EDHEC, vous bénéficiez de tous les services proposés par l’association des anciens diplômés. Vos données sont utilisées par l’association et ses ambassadeurs bénévoles pour animer le réseau, vous accompagner dans la construction de votre projet professionnel, vous aider à promouvoir votre carrière ou encore constituer des annuaires de diplômés.
• Résoudre un litige. Nous pouvons être amenés à traiter vos données personnelles pour répondre à des demandes ou défendre nos droits dans le cadre d’une action en justice.
• A des fins statistiques, de suivi qualité, d’accréditations et classements. Pour améliorer la qualité de nos services et les performances de l’école en général, nous sommes susceptibles de traiter vos données personnelles et vous soumettre des enquêtes pour réaliser des statistiques ou des rapports globaux.
• La sécurité. L’EDHEC est également amenée à traiter vos données en vue d’assurer la sécurité des biens et des personnes. C’est notamment le cas dans le cadre de la vidéosurveillance ou de la gestion des accès et des badges. Votre activité sur le système d’information est enregistrée dans un journal de connexions.

 Je comprends qu'en activant cette option, je serai considéré comme un internaute acceptant la collecte de données de mesure d’audience

PARTAGEONS-NOUS VOS DONNEES AVEC DES TIERS ?

Lorsque nécessaire, nous partageons vos données personnelles avec les tiers suivants :

• Nos prestataires de services techniques et pédagogiques, ainsi que d’orientation et insertion professionnelle. Nos prestataires doivent se conformer à nos exigences en matière de confidentialité et de sécurité des données. Ils ne sont pas autorisés à utiliser les données personnelles qu'ils reçoivent de notre part à d'autres fins.
• Des mentors ou investisseurs qui conseillent et financent des projets accompagnés par nos incubateurs
• Avec des banques, des établissements de gestion des paiements, qui fournissent des services financiers.
• Les autorités légales. Pour respecter nos obligations légales, en cas d’urgence ou de crise, nous pouvons être amenés à partager certaines de vos données avec les autorités légales ou règlementaires.
• Le ministère de l’Enseignement. Dans le cadre de la délivrance d’accréditations et diplômes, l’EDHEC peut être amenée à transférer vos données au Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.
• Les organismes de certification nationales ou d’accréditations internationales

SUR QUELLE BASE LEGALE TRAITONS-NOUS VOS DONNEES ?

L’EDHEC ne collecte, utilise et partage vos données personnelles que conformément à ce que la règlementation permet. Nous pouvons traiter vos données soit:

• Parce que vous avez donné votre consentement. Pour certaines opérations comme les opérations marketing, nous utilisons vos données parce que vous nous y avez autorisés.
• Pour exécuter notre contrat avec vous. Que vous soyez étudiant, professeur ou partenaire de l’EDHEC, nous traitons vos données pour exécuter le contrat que nous avons avec vous et vous fournir les prestations prévues.
• Pour répondre à une obligation légale. Dans certains cas, nous avons besoin de collecter ou de conserver certaines informations à votre sujet pour répondre à nos propres obligations légales, par exemple en matière de fiscalité ou de sécurité.
• Parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public.
• Parce que ce traitement est dans notre intérêt légitime. Parfois il relève de l’intérêt légitime de l’EDHEC de traiter certaines de vos données personnelles.
• Parce que ce traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne.

VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES TRANSFEREES VERS DES PAYS TIERS ?

L’EDHEC s’efforce de conserver les données personnelles de ses étudiants, salariés ou tout partenaire en France ou à tout le moins au sein de l’Union Européenne. Toutefois, il est possible que les données que nous recueillons lorsque vous utilisez nos plateformes ou dans le cadre de nos services soient transférées dans d’autres pays.

En cas de transfert de ce type, l’EDHEC garantit que le transfert est effectué soit vers des pays assurant un niveau de protection équivalent à ce que les règlementations européennes exigent, soit qu’il est encadré par des clauses contractuelles type.

Aucune donnée personnelle sensible ne sera transférée en dehors de l’Union Européenne sans que vous en ayez été informé.
 

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS NOUS VOS DONNEES ?

Vos données personnelles sont conservées le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou conformément aux exigences légales.

La durée de conservation varie selon plusieurs facteurs et notamment :

• Les besoins des activités de l’EDHEC
• Les exigences contractuelles
• Les obligations légales (Assurances, Fiscalité, Ressources Humaines etc.)
• Les recommandations des autorités de contrôle

Il est possible que vos données soient conservées au-delà de notre relation contractuelle, par exemple pour défendre nos droits en justice, pour vous fournir des documents que vous n’avez plus en votre possession ou encore pour répondre à nos obligations légales.

Au-delà de la durée prévue, vos données personnelles seront définitivement supprimées.
 

COMMENT GARANTISSONS NOUS LA SECURITE DE VOS DONNEES ?

Nous revoyons régulièrement les mesures techniques et organisationnelles qui permettent de garantir la sécurité de notre système d’information afin de prévenir toute perte, altération ou divulgation non autorisée de vos données personnelles.
 

QUELS SONT VOS DROITS ?

Vos données personnelles vous appartiennent, et à ce titre, vous disposez d’un certain nombre de droits. Conformément aux lois et réglementation relatives à la protection des données personnelles en vigueur, vous disposez d’un droit :

• D’accès : vous avez le droit de savoir quelles données personnelles nous détenons à votre sujet, de les consulter et d’en obtenir une copie.
• De rectification : si vous vous apercevez d’une erreur, vous pouvez à tout moment nous demander de procéder à la rectification des informations incorrectes.
• De suppression : sous certaines conditions, vous pouvez nous demander d’effacer vos données personnelles. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations vous concernant lorsque les lois et règlementations en vigueur nous l’imposent ou lorsque nous avons un motif légitime de le faire (ex. l’exécution d’un contrat ou en prévention d’une action en justice).
• De limitation : sous certaines conditions, vous pouvez nous demander de limiter l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles, par exemple pendant la durée nécessaire à l’examen d’une demande de rectification.
• De portabilité : vous avez le droit de nous demander de vous transmettre ou de transmettre à un autre responsable de traitement les données personnelles que vous nous avez fourni dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par la machine.
• D’opposition : dans certains cas, vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles pour certains traitements (ex. des opérations de marketing direct).

Pour répondre à votre demande, nous serons amenés à vous demander de justifier votre identité.

À tout moment, vous pouvez également retirer le consentement que vous nous avez donné pour traiter vos données pour une finalité déterminée.

Pour toute question relative à la présente politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données Personnelles via l’adresse suivante :
 

EDHEC Business School
Délégué à la Protection des Données Personnelles 24, avenue Gustave Delory
CS 50411
59057 ROUBAIX Cedex 1
 
Ou: [email protected]

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
soit via l’URL https://www.cnil.fr/fr/plaintes
soit via courrier postal : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07