De l'appréhension à l'amélioration : comment donner des feedbacks constructifs

"Puis-je te faire un feedback ?" - Les collaborateurs se crispent souvent lorsqu'ils entendent ces mots et appréhendent ces échanges. Comment éviter ces désagréments ? Voici quelques conseils pour mettre les membres de votre équipe à l'aise et faire en sorte que vos meilleures recommandations, ou simplement vos conseils, restent dans les mémoires.

Il est peut-être temps de réfléchir aux quatre piliers du feedback - grâce au "cadre CCTP" - et à la fréquence à laquelle vous les utilisez dans vos interactions quotidiennes.

Le cadre CCTP : "Care, Technique, Two-way street and Positivity"

Care

La première étape consiste toujours à faire preuve d'empathie. Si vous commencez ainsi, vos collaborateurs seront plus ouverts à vos conseils et une conversation productive s'ensuivra. Il est également essentiel de choisir le bon moment pour donner un feedback et de créer une culture positive de cette pratique au sein de votre équipe et de votre organisation.

Technique

Souvent, les managers ou dirigeants doivent apprendre à donner des feedbacks et à en recevoir. Cela ne se résume pas à un "sandwich" trop simpliste, dans lequel un manager souligne ce qui va bien (le pain), émet une critique musclée (le jambon) et adoucit le coup avec une autre tranche moelleuse de pain sous la forme d'un compliment ou de mots de réconfort.

Les dirigeants et les professionnels des ressources humaines doivent se familiariser avec les différentes techniques de feedback et repenser leur approche afin de mieux les maîtriser. Il peut s'agir d'une formation, du visionnage d'une courte vidéo ou simplement de l'observation de personnes qui savent donner du feedback et de suivre leur exemple.

Two-way street

Au lieu d'un monologue, donnez à la personne en face de vous la possibilité de réfléchir à ses performances sans lui donner l'impression d'être jugée. Cela implique de demander et de recevoir des feedbacks de la part des collaborateurs sur vos propres performances au travail.

Positivity

Il est essentiel de donner un feedback critique et il n'est pas nécessaire de faire preuve d'une "positivité toxique" en prétendant que tout va bien. Cependant, les managers et dirigeants oublient souvent de montrer leur appréciation, de célébrer les réalisations exemplaires et de faire simplement un compliment pour un travail bien fait. Lorsqu'il y a un feedback positif, son revers négatif est plus facile à accepter.

Les erreurs courantes et ce qu'il faut faire pour y remédier

Les erreurs les plus courantes en matière de feedback sont les suivantes :

1. Ne jamais réfléchir à son approche du feedback.
2. Ne pas créer une culture du feedback entre les membres de votre équipe.
3. Ne donnez du feedback qu'à l'occasion des entretiens annuels d'évaluation.

Ces erreurs courantes sont souvent liées à certaines croyances sur et autour du feedback.

"Ma technique de feedback est bonne"

Si vous continuez à faire ce que vous faites déjà, vous obtiendrez les résultats que vous avez toujours obtenus ! Si vous voulez changer quelque chose, vous pouvez commencer par réfléchir à votre style de feedback et vous demander s'il sert vraiment votre équipe. Nous ne pouvons pas changer les autres, il est donc inutile de dire : « Je veux que tel membre de mon équipe réagisse différemment au feedback que je lui donne ». Vous ne pouvez changer que vous-même et votre propre approche du feedback, et ensuite, avec un peu de chance, les autres réagiront différemment. 

Demandez-vous :

• Quelle est ma définition personnelle du feedback ?
• Quelle importance est-ce que j'accorde au feedback et comment est-ce que je le montre au sein de mon équipe ?
• Quelles sont les approches que j'utilise actuellement et comment puis-je les améliorer ?

"Je n'ai pas besoin de faire des feedbacks réguliers"

Chaque conversation que vous avez avec un collaborateur au cours de laquelle vous lui donnez du feedback contribue à instaurer cette culture - dont vous avez besoin pour assurer le succès à long terme de votre équipe. Si vous ne donnez pas souvent de feedback, vous ne créez pas la bonne culture. 

Plus important encore, en donnant régulièrement un feedback, vous aidez vos collaborateurs à comprendre qu'il ne s'agit pas de blâmer ou de souligner les occasions manquées, mais d'apprendre, d'innover et de tester de nouvelles façons d'accomplir le travail.

Si vous doutez de l'efficacité de votre méthode, posez-vous la question :

• Comment une personne extérieure décrirait-elle la culture du feedback dans mon équipe ?
• Qu'est-ce que les membres de mon équipe apprécient dans notre culture du feedback ?
• Qu'est-ce qui doit changer ?

"Je n'ai pas le temps de donner des feedbacks"

Cette conviction nous ramène aux valeurs fondamentales. Nous n'accordons pas de temps aux choses que nous n'apprécions pas. La question est de savoir pourquoi vous fournissez un feedback en premier lieu. Si la réponse est parce que c'est la politique de l'entreprise, cherchez à savoir quelle valeur supplémentaire cette pratique pourrait apporter à votre rôle et à la réussite de votre équipe - reliez le feedback aux valeurs qui vous importent sur le lieu de travail.

Pensez également à chaque membre de l'équipe et à ce qu'il apprécie. Pour certains, il peut s'agir de la liberté, pour d'autres, du progrès, pour d'autres encore, de l'équilibre. Adaptez vos entretiens de feedback en conséquence. Vous pouvez également commencer votre prochaine conversation par : « Comment devons-nous modifier le processus de feedback pour qu'il vous apporte de la valeur ? » En posant cette question, vous pouvez changer complètement le ton de ces échanges.

Demandez-vous :

• Quelle est la valeur du feedback pour moi en tant que manager ?
• Pourquoi est-il important pour mon équipe ?
• Comment puis-je donner un feedback plus régulièrement ?

Donner la priorité au développement du feedback

Le temps est précieux, mais il ne sera pas perdu si vous l'utilisez pour apprendre à donner de meilleurs feedbacks. Il est peut-être temps de réfléchir aux quatre piliers présentés ci-dessus et à la fréquence à laquelle vous les utilisez dans vos interactions avec les membres de votre équipe.

Je vous suggère également de réfléchir à vos erreurs en matière de feedback et à ce que vous feriez différemment. En faisant de cette pratique une priorité pour vous-même et votre équipe, vous créerez une culture du feedback qui n'étouffera pas la créativité et la croissance, mais qui, au contraire, les encouragera et les nourrira.